1. Quién es el responsable

HARLEE Systems es un nombre comercial de Harol Lee Ramírez Familia, RNC/cédula [RNC], con actividad en Punta Cana, República Dominicana.

Contacto de privacidad: harleeonline24@gmail.com o nuestro WhatsApp +1 849 526 2446.

Esta política aplica al sitio web harleesystems.com, a nuestros canales de WhatsApp e Instagram, a la prueba gratis y a los sistemas de automatización que operamos para negocios.

2. Nuestros dos papeles

3. Datos que tratamos cuando somos responsables

Datos que nos das

• Contacto: nombre, número de WhatsApp, usuario de Instagram y correo electrónico si lo compartes.
• Conversación: los mensajes que nos envías y nuestras respuestas.
• Datos de tu negocio: nombre, Instagram, sector, volumen aproximado, cómo atiendes hoy y qué necesitas.
• Datos de contrato y facturación, si nos contratas.

Datos que se generan automáticamente

• Metadatos de mensajería: fecha y hora, estado de entrega y lectura, nombre de perfil.
• Datos internos: la etapa comercial en la que estás y notas de seguimiento en nuestro CRM.
• Datos técnicos de la web: nuestro proveedor de hosting registra datos básicos (dirección IP, navegador, páginas solicitadas) para servir y proteger el sitio. No usamos cookies publicitarias ni de analítica.

En nuestros propios canales no pedimos datos sensibles (salud, religión, ideología, datos de tarjeta o documentos de identidad). Si los envías, los eliminamos de nuestros registros.

4. Finalidades y base legal

No tomamos decisiones con efectos jurídicos o significativos sobre ti basadas únicamente en tratamiento automatizado.

5. Prueba gratis ("te escribimos como si fuéramos tu cliente")

La prueba consiste en escribir a los canales públicos de un negocio (WhatsApp e Instagram) como lo haría un cliente, para medir cómo se atiende. Funciona así:

• Solo con autorización. La hacemos únicamente a petición del dueño o de un responsable del negocio, que nos confirma que puede autorizarla. No hacemos pruebas sobre negocios de terceros ni a petición de competidores.
• Qué registramos: horas de envío y de respuesta, si se contestó, en qué idioma, el contenido de las respuestas y si hubo seguimiento.
• Empleados: no registramos nombres ni datos de las personas que contestan. Si aparecen en la conversación, no los incluimos en el informe.
• Sin compromisos reales: no pagamos, no dejamos reseñas y, si llegara a crearse una reserva, la cancelamos de inmediato.
• Confidencial: el informe solo se entrega a quien pidió la prueba y no lo publicamos sin su permiso. Si lo usamos como ejemplo, es anonimizado.

6. Cuando operamos el sistema para un negocio

Cuando un negocio contrata el sistema HARLEE (paquetes Esencial, Sales o Pro), ese negocio es el responsable de los datos de sus clientes y HARLEE Systems actúa como encargado del tratamiento, bajo un acuerdo de tratamiento de datos y siguiendo solo sus instrucciones. Según el paquete, el sistema puede tratar:

• Atención y reservas: nombre, teléfono o usuario, idioma, mensajes, fecha y número de personas, preferencias que el cliente comparte y recordatorios.
• Estado de pago: pagado o pendiente, importe y referencia (ver Pagos).
• Referidos: el código de la villa, concierge o conductor que recomendó al cliente y, de esos colaboradores, su nombre, teléfono, código y las reservas atribuidas para calcular su comisión.
• Reseñas y campañas: el envío de una invitación a dejar una reseña tras la visita y de mensajes a clientes anteriores, con opción de baja en cada mensaje.
• Membresías: datos del socio, tipo de membresía y estado de las cuotas.
• Informes: métricas agregadas (consultas, reservas, tiempos de respuesta) que entregamos cada mes al negocio.

La política de privacidad que aplica en ese caso es la del negocio. No usamos los datos de los clientes de un negocio para nuestros fines ni los compartimos con otros negocios.

7. Clínicas, estética y datos de salud

Si el negocio es una clínica o un centro de estética, las conversaciones pueden incluir datos de salud (por ejemplo, el tratamiento por el que se pregunta). En ese caso:

• La clínica es la responsable y debe contar con el consentimiento expreso del paciente que exige la Ley 172-13 para datos sensibles. El sistema puede pedir ese consentimiento al inicio de la conversación.
• El sistema solo pide los datos necesarios para informar y agendar la cita. No pide historiales clínicos, diagnósticos ni documentos médicos.
• La inteligencia artificial no da consejo médico ni diagnósticos: deriva esas preguntas al personal de la clínica.
• El acceso a esos datos se limita a las personas que la clínica autoriza y se conservan el tiempo que ella indique dentro del acuerdo de tratamiento.

8. Pagos

HARLEE Systems no cobra pagos de clientes finales ni recibe ni guarda datos de tarjeta. Cuando el sistema envía un enlace para pagar una reserva o una membresía, el pago lo procesa la pasarela del propio negocio (por ejemplo Azul, CardNet, Stripe o PayPal), que actúa según sus propias condiciones y política de privacidad. Nuestro sistema solo registra el estado del pago (pagado o pendiente), el importe y la referencia, para confirmar la reserva.

9. WhatsApp e Instagram

• Usamos la WhatsApp Business Platform y la mensajería de Instagram, de Meta. Los mensajes pasan por su infraestructura y se rigen también por la política de privacidad de WhatsApp y la de Instagram.
• Solo escribimos a quien contactó primero o dio su consentimiento para recibir mensajes. No compramos listas de números.
• Fuera de la ventana de conversación que permite WhatsApp, solo usamos plantillas aprobadas por Meta.
• Escribe BAJA o STOP para dejar de recibir mensajes y HUMANO para hablar con una persona.

10. Uso de inteligencia artificial

Un asistente de IA puede leer los mensajes y generar respuestas y resúmenes. Lo indicamos al inicio de la conversación.

• Las respuestas automáticas pueden contener errores. Precios, disponibilidad y condiciones solo son vinculantes cuando los confirma el negocio o una persona de nuestro equipo.
• El contenido de la conversación se envía a nuestro proveedor de modelos de IA solo para generar la respuesta, mediante acceso por API comercial que, según las condiciones del proveedor, no se usa para entrenar sus modelos.
• No usamos datos personales para entrenar modelos de IA propios ni de terceros.

11. Proveedores

Trabajamos con estos proveedores, que actúan como subencargados o como plataformas independientes, según el caso:

Algunos proveedores están fuera de República Dominicana y del Espacio Económico Europeo. En esos casos nos apoyamos en las garantías contractuales que ofrecen (como las cláusulas contractuales tipo). No compartimos datos con nadie más, salvo obligación legal.

12. Cuánto tiempo conservamos los datos

• Contactos comerciales de HARLEE: hasta 24 meses desde el último contacto, salvo que antes pidas su eliminación.
• Conversaciones de la prueba gratis: hasta 90 días después de entregar el informe. El informe se conserva mientras exista relación comercial con quien lo pidió.
• Historial de conversaciones y registros de ejecución: hasta 12 meses.
• Datos tratados por cuenta de un negocio: lo que indique el negocio en el acuerdo de tratamiento. Al terminar el servicio, se los devolvemos o los eliminamos, según elija.
• Clientes con contrato: durante el contrato y el plazo legal aplicable después.
• Solicitudes de baja: solo el número de teléfono, en una lista de exclusión para no volver a escribirte.

13. Tus derechos

Conforme a la Ley 172-13 de Protección de Datos Personales de República Dominicana y, cuando aplique, al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD / UK GDPR), puedes:

• Acceder a tus datos y obtener una copia.
• Rectificar datos inexactos.
• Solicitar su eliminación.
• Oponerte al tratamiento basado en interés legítimo, incluido el seguimiento comercial.
• Limitar el tratamiento y solicitar la portabilidad.
• Retirar tu consentimiento en cualquier momento.

Escríbenos a harleeonline24@gmail.com o por WhatsApp. Respondemos en un plazo máximo de 30 días. Si no estás conforme, puedes reclamar ante la autoridad de protección de datos competente.

Para borrar tus datos, sigue las instrucciones de eliminación de datos.

14. Seguridad

Aplicamos medidas razonables para proteger los datos: conexiones cifradas (HTTPS), acceso restringido a las cuentas de los proveedores con autenticación reforzada, credenciales guardadas en los gestores de cada plataforma, separación de los datos de cada negocio y revisión periódica de accesos. Ningún sistema es infalible; si se produjera una brecha que te afecte, te lo comunicaremos según exige la ley y, si actuamos por cuenta de un negocio, se lo notificaremos sin demora.

15. Menores de edad

Nuestros canales están dirigidos a personas mayores de 18 años y a empresas. No tratamos conscientemente datos de menores en ellos; si detectamos que lo hemos hecho, los eliminamos. Cuando un negocio atiende a familias, los datos de menores que incluya una reserva (por ejemplo, el número de niños) se tratan bajo la responsabilidad de ese negocio.

16. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política. Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha y, si el cambio es relevante, lo comunicaremos por los medios habituales.